Slik beregner du realistisk leveringstid på maskinerte deler

Hva denne artikkelen faktisk dekker

Denne artikkelen handler kun om én ting:

Hvordan du som innkjøper, prosjektleder eller driftsansvarlig kan beregne og styre leveringstid (lead time) på maskinerte deler.

Ikke hva maskinering er. Ikke full oversikt over prosesser eller materialer.

Fokus er praktisk bruk:

• hvilke faktorer som faktisk styrer leveringstiden
• hvordan du grovestimerer lead time før du sender forespørsel
• hvordan du strukturerer forespørsler og ordre for forutsigbar levering
• hvordan du bygger inn leveringstid i planer, rammeavtaler og beredskap

Målgruppen er bedrifter som kjøper maskinering (dreie/frese/CNC) fra mekanisk verksted.

For en bred gjennomgang av prosesser, materialer og kostnadsdrivere kan du lese mer om dette i vår hovedartikkel om maskinering.

Hele løpet som bestemmer leveringstiden

Leveringstid på maskinerte deler er summen av flere ledd. Skal du beregne lead time realistisk, må du se på hele kjeden – ikke bare maskintiden.

Et typisk forløp er:

1. Forespørsel og avklaring

• du sender forespørsel med tegninger og krav
• leverandør avklarer spørsmål og gir tilbud

1. Bestilling og planlegging

• du legger inn ordre
• leverandør legger jobben inn i produksjonsplanen

1. Materialanskaffelse

• leverandør bestiller eller henter råmateriale
• eventuelle spesialmaterialer/sertifikater skaffes

1. Programmering og oppsett

• CNC-programmering, valg av verktøy og oppspenning

1. Produksjon (maskinering)

• grov- og finbearbeiding
• løpende måling og justering

1. Etterbehandling

• avgrading, vask, eventuell varme-/overflatebehandling, merking

1. Kontroll og dokumentasjon

• måling, rapporter, sertifikater, intern godkjenning

1. Pakking og transport

• intern logistikk hos leverandør + frakt til deg

Flaskehals i ett av disse leddene kan dominere leveringstiden, selv om selve maskineringen er rask.

Hovedfaktorer som styrer leveringstid på maskinerte deler

Leveringstiden styres av kombinasjonen av fire hovedområder:

1. Materialtilgang
2. Kompleksitet og krav til delen
3. Kapasitet og planlegging hos leverandør
4. Dokumentasjon og godkjenning

1. Materialtilgang

Materialet kan være den største tidsdriveren, spesielt hvis du har spesifikke krav.

Typiske forhold som drar ut tiden:

• spesielle stålkvaliteter, titan, duplex, spesialprofiler
• krav til materialsertifikater (f.eks. EN 10204 3.1/3.2)
• store dimensjoner som ikke ligger på lager

Praktisk grep:

• spør eksplisitt i forespørsel/tilbud:
  «Har dere dette materialet på lager, eller må det bestilles?»
• vurder om alternative materialer med kortere levering kan aksepteres

2. Kompleksitet og krav til delen

Selv om maskintid er omtalt i en egen artikkel, påvirker kompleksitet også lead time gjennom:

• mer tid til programmering og oppsett
• behov for spesialverktøy eller fiksturer
• flere oppspenninger og lengre intern flyt
• behov for ekstern varme-/overflatebehandling

Jo flere steg og underleverandører, jo mer sårbar blir tidslinjen.

3. Kapasitet og planlegging hos leverandør

To leverandører med lik maskinpark kan ha helt ulik leveringstid fordi:

• de har forskjellig belegg på maskinene
• de prioriterer faste kunder foran engangskunder
• de har eller mangler dedikert kapasitet til hastejobber

Praktisk grep:

• spør etter typisk ledetid for:
• nye deler
• repeterende ordre
• avklar om de har fast kapasitet tilgjengelig for deg (rammeavtale)

4. Dokumentasjon og godkjenning

Alt du krever av ekstra dokumentasjon gir ekstra tid:

• målerapporter på mange mål
• full materialsporbarhet
• interne godkjenningsrunder hos leverandør før utsendelse

I tillegg kommer dine egne interne godkjenninger når delene ankommer.

Praktisk grep:

• begrens mangedetaljert dokumentasjon til A- og B-deler
• avklar tidlig hvilket kontrollnivå som faktisk er nødvendig

Enkel modell for å grovestimere leveringstid

Du trenger ikke detaljerte beregninger, men du bør kunne sette opp et rimelig estimat før du lover noe videre inn i prosjektet.

En praktisk tilnærming er å dele lead time i fire blokker:

1. Tilbuds- og avklaringsfase
2. Material og innkjøp
3. Produksjon (inkl. etterbehandling)
4. Kontroll og transport

1. Tilbuds- og avklaringsfase

Avhenger mest av deg og hvor komplett forespørselen er.

• komplett underlag og tydelige krav → kortere avklaringsfase
• manglende toleranser, uklare materialer, uavklarte volumer → flere runder fram og tilbake

Praktisk grep:

• sett internt mål for hvor raskt dere responderer på leverandørens spørsmål
• ha mal for forespørsel slik at kritisk info alltid er med

2. Material og innkjøp

• standardmateriale på lager → begrenset påvirkning på total lead time
• spesialmateriale eller store dimensjoner → kan dominere tidslinjen

Spørsmålet du må få svar på:

«Hva er forventet leveringstid på materialet, inkludert intern håndtering hos dere?»

3. Produksjon og etterbehandling

Tiden her bestemmes av:

• intern kø og prioritering hos leverandør
• kompleksitet og antall operasjoner
• eventuelle eksterne prosesser (herding, sliping, galvanisering)

Praktisk grep:

• be om planlagt produksjonsuke allerede ved bestilling
• avklar om noen operasjoner ligger hos underleverandører og hvor sårbare de er

4. Kontroll og transport

• mer omfattende kontroll og rapporter gir mer tid per batch
• konsoliderte forsendelser (samling av flere ordre) kan forsinke enkeltdeler

Spør spesielt ved kritiske leveranser:

• når sluttkontroll tidligst er planlagt
• når deler senest må ut av huset for å rekke din ønskede dato

Hvordan briefing og underlag påvirker leveringstiden

Du har direkte innflytelse på hvor lang tid fase 1–2 tar.

Typiske forhold som forlenger lead time

• «Tegning kommer senere» → leverandør kan ikke planlegge kapasitet
• uklart om det er enkeltordre eller repeterende jobb
• ingen prioritering mellom deler i samme forespørsel
• uklare eller motstridende toleranser og materialkrav

Konkrete tiltak i forespørsler

1. Fullt underlag første gang

• oppdatert tegning/3D-modell med revisjon
• material og sertifikatkrav
• toleranser, overflatekrav, volum

1. Prioriteringsinformasjon

• marker hvilke posisjoner som er kritiske for prosjektplanen
• foreslå del-leveranser hvis noen deler haster mer enn andre

1. Klar ønsket leveringsdato og fleksibilitet

• én ønsket dato
• én siste akseptable dato
• info om mulige del-leveranser

Effekten er at leverandøren kan planlegge smart, ikke bare fylle hull i planen.

Slik bygger du inn leveringstid i egne planer

Leveringstid på maskinerte deler blir ofte en blind flekk i prosjektplanleggingen.

1. Legg inn alle ledd – ikke bare ønsket leveringsdato

I din egen plan bør du ha eksplisitte milepæler for:

• tidspunkt for ferdig spesifikasjon og tegning
• frist for utsendelse av forespørsel
• tidsvindu for tilbuds- og avklaringsfase
• siste frist for ordre for å rekke produksjon og etterbehandling
• intern mottakskontroll før montasje

2. Planlegg med margin per kategori

En praktisk tilnærming er å jobbe med tre kategorier:

• A-deler: sikkerhetskritisk, stopper prosjekt ved forsinkelse
  → bygg inn mer tid og plan B (alternativ leverandør eller mobil maskinering)

• B-deler: viktige, men med noe slingringsmonn
  → moderat buffer

• C-deler: ikke-kritiske, enkle å erstatte midlertidig
  → minste buffer

3. Bruk repeterende mønstre

For faste produkttyper kan du etablere standard lead time-profiler, f.eks.:

• prototype / enkeltstykk
• første serie
• repeterende serie

Bruk disse som standardverdier i budsjetter og fremdriftsplaner, og oppdater dem jevnlig basert på faktisk erfaring.

Rammeavtaler og standarddeler: Verktøy for kortere leveringstid

Hvis du ofte bestiller like deler eller like materialer, kan du korte ned lead time betydelig med struktur.

Rammeavtaler på maskinering

En god rammeavtale kan gi:

• reservert kapasitet hos leverandør
• kortere tilbuds- og avklaringsfase (underlag er kjent)
• raskere omstilling ved repeterende ordre

Nøkkelelementer du bør ha inn:

• definerte produktgrupper/tegninger som går på avtalen
• forhåndsavtalt dokumentasjonsnivå per delkategori
• forventet årlig volum og minstekapasitet leverandøren skal holde tilgjengelig
• prinsipper for hasterjobber (ekstra tillegg, responstid)

Lager- og call-off-løsninger

For veldig kritiske deler kan det være aktuelt med:

• leverandørlager av ferdige deler
• halvfabrikata som raskt maskineres ferdig ved behov

Dette kutter store deler av lead time (material, programmering, første oppsett), mot at du binder noe kapital eller volumforpliktelse.

Hastejobber: Når og hvordan du kan korte ned leveringstiden

Noen ganger må noe skje raskt. Da er spørsmålet ikke «om», men hva som må til.

Hva som faktisk kreves for å gjøre en jobb raskere

• ledig kapasitet eller omprioritering hos leverandør
• rask intern avklaring hos deg (spesifikasjon, beslutning, PO)
• godkjenning av høyere pris for å dekke overtid, nattkjøring, omrigg

Uten vilje til å gjøre minst ett av disse, er «hastejobb» bare et ord.

Slik ber du om hasteprioritet uten å skape kaos

1. Vær konkret på årsak og konsekvens:

• hva skjer hvis delen ikke kommer i tide?

1. Definer hva som faktisk må frem i tide:

• er det hele ordren, eller noen få kritiske posisjoner?

1. Godta at noe må vike:

• enten andre dine jobber, eller andres jobber hos leverandør.

Bruk hastejobber bevisst. For hyppig «krise» gjør at leverandøren slutter å ta det på alvor.

Risikoanalyse: Leveringstid som del av risikobildet

Leveringstid på maskinerte deler bør alltid inngå i prosjektets samlede risikoanalyse.

Typiske risikoscenarier

• kritisk del blir forsinket flere uker pga. materialmangel
• underleverandør til maskineringsverksted (herding, galvanisering) blir flaskehals
• endringer sent i design gjør at lead time starter «på nytt»

Praktisk håndtering

1. Identifiser tidkritiske deler og operasjoner
2. Vurder sannsynlighet og konsekvens ved forsinkelse
3. Planlegg tiltak for høy-risiko-elementer:

• alternative materialer/leverandører
• midlertidige løsninger
• ekstra buffer på tid eller lager

Knytt dette til din A/B/C-klassifisering av deler.

Endringer underveis – hvordan de påvirker leveringstiden

Endringer i tegninger og krav er en klassisk årsak til at levering sklir ut.

Hvordan endringer faktisk slår ut

En endring kan utløse:

• ny programmering og nytt oppsett
• skifte av material eller dimensjon
• ny runde med leverandørens interne godkjenninger

Effekten er ofte størst på første serie av en del.

Rutine for endringer som begrenser tidskostnaden

1. Intern avklaring før du involverer leverandør

• er endringen nødvendig, eller finnes annen løsning?

1. Oppdatert tegning og revisjon før du ber om tiltak
2. Formell endringsforespørsel til leverandør med:

• hva som er endret
• ønsket ny leveringsdato

1. Leverandør gir ny pris og ny dato
2. Skriftlig aksept før de starter omarbeid

Bygg alltid inn tid til minst én slik runde i prosjektplanen for nye, komplekse deler.

Praktisk sjekkliste før du lover leveringstid videre

Bruk denne før du gir datoer til egne kunder eller internt.

1. Underlag og spesifikasjon

• [ ] Tegninger og krav er ferdig avklart internt
• [ ] Det er tydelig hva som er A-, B- og C-deler

1. Dialog med leverandør

• [ ] Materialtilgang og eventuelle spesialkrav er avklart
• [ ] Leverandøren har bekreftet realistisk leveringsuke/dato
• [ ] Vi vet om deler av jobben går til underleverandører

1. Buffer og alternativer

• [ ] Vi har lagt inn tidsbuffer på kritiske deler
• [ ] Vi har vurdert alternativ løsning hvis én kritisk del blir forsinket

1. Endringsrisiko

• [ ] Det er tydelig hvem internt som kan godkjenne endringer
• [ ] Rutine for endringshåndtering mot leverandør er definert

1. Kommunikasjon

• [ ] Det er én definert kontaktperson mot leverandøren
• [ ] Det er avtalt hvordan forsinkelser og avvik skal varsles

FAQ om leveringstid på maskinerte deler

1. Hvor tidlig i prosjektet bør vi involvere maskineringsleverandør for å sikre leveringstid?

Så snart de grove kravene til funksjon, material og hovedgeometri er kjent. Da kan leverandøren gi et første anslag på lead time og peke på material- eller prosessvalg som styrer tiden mest. Det er bedre å justere design tidlig enn å oppdage tidsproblemer når tegningen er «låst».

2. Hvorfor avviker faktisk leveringstid ofte fra det som sto i tilbudet?

Typiske årsaker er:

• endringer i tegning eller krav etter bestilling
• materialforsinkelser hos stål- eller emneleverandør
• dårlig eller sen avklaring av spørsmål i tilbudsfasen
• manglende intern prioritering hos leverandør når alt oppleves som «haster»

Du reduserer avvik ved å sikre komplett underlag, tydelig prioritering og færre endringer.

3. Kan vi avtale garantert leveringstid på maskinerte deler?

Ja, men da må begge parter være tydelige på forutsetningene. Leverandøren vil ofte kreve:

• komplett og frosset underlag ved bestilling
• tydelig avgrensning på dokumentasjon og endringer
• egne betingelser for force majeure rundt materialtilgang

For kritiske leveranser brukes ofte avtalte dagmulkt eller bonus/straff-modeller, men det krever modenhet på begge sider.

4. Hvordan kan vi redusere leveringstiden uten å øke kostnadene dramatisk?

De største gevinstene ligger som regel i:

• bedre spesifikasjoner (færre avklaringsrunder)
• valg av mer tilgjengelige materialer
• repeterende bestillinger og rammeavtaler på standarddeler
• kortere interne beslutningsveier ved spørsmål og endringer

Å kjøpe «hast» på enkeltdeler er dyrt. Å gjøre strukturen rundt bestillinger bedre er ofte billig.

5. Er det lurt å bruke flere leverandører samtidig for å korte ned leveringstid?

Det kan være lurt for å redusere risiko, men gir også mer koordinering. En vanlig løsning er å ha:

• én hovedleverandør for repeterende deler og rammeavtaler
• én–to alternative leverandører for avlastning og spesialjobber

Da har du både forutsigbarhet og beredskap, uten å spre volumet så mye at ingen blir ordentlig kjent med delene dine.

6. Hvordan bygger vi realistiske standard lead times inn i ERP- eller innkjøpssystemet?

Start med å:

• gruppere delene i noen få kategorier (enkle, middels, komplekse)
• legge inn konservative, men realistiske standardverdier per kategori
• justere verdiene hvert halvår basert på faktisk leveringsstatistikk

Bruk faktiske data til å finjustere systemtallene, ikke magefølelse. Over tid får du mer treffsikre leveringsdatoer mot egne kunder.